Calendly è uno di quei servizi che considero ormai indispensabili. Se non lo conosci, in questo articolo ti spiegherò a cosa serve, come funziona e quali sono i vantaggi di questo strumento.
Cos’è Calendly
È un servizio che semplifica la programmazione degli appuntamenti evitando di dover ricorrere a continui scambi di messaggi tra più persone per trovare il giorno e l’orario perfetto.
Inoltre, Calendly si sincronizza con il tuo (o i tuoi) calendari preferiti. Sono supportati Google Calendar, i calendari di Apple iCloud, quelli di Outlook, Office365 o Microsoft Exchange. Questa funzionalità ti permette di avere il calendario sempre aggiornato, quando qualcuno prenota un appuntamento e ti evita che qualcuno prenoti quando tu hai già un altro impegno.
Come funziona Calendly
Per utilizzare Calendly si parte dalla creazione di un account gratuito, che ti permette di provare per 14 giorni tutte le funzionalità offerte. Scaduti i 14 giorni, potrai comunque continuare a utilizzare la versione gratuita di Calendly.
L’elemento principale di Calendly sono gli eventi. Ogni evento è l’elemento che vuoi rendere prenotabile. Ecco alcuni tipi di evento che potresti creare:
- la telefonata da 15 minuti;
- la call su Zoom da 30 minuti;
- l’incontro in studio da 1 ora;
- la sessione di consulenza da 90 minuti;
- …
Per ogni evento puoi impostare delle caratteristiche, delle regole e dei requisiti.
Quando crei un evento puoi definire:
- il nome da assegnare all’evento;
- il luogo, se fisico o virtuale (Zoom, Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams o telefono);
- la durata dell’evento;
- e molto altro…
Calendly mette a disposizione tutta una serie di opzioni per ogni evento, che sono incredibilmente utili per gestire il tuo tempo nel miglior modo possibile.
Per quanto riguarda il luogo, hai la possibilità di inserire anche più luoghi per un evento e permettere alle persone di scegliere quale preferiscono. Potresti ad esempio indicare Zoom, Telefono e Google Meet e lasciare decidere a chi prenota.
Puoi definire degli intervalli di tempo che fungono da cuscinetto tra un appuntamento e il successivo. Questo per evitare prenotazioni troppo vicine tra di loro.
È possibile impostare un limite massimo giornaliero per la prenotazione di un tipo di evento. In questo modo puoi offrire non più di una consulenza telefonica gratuita al giorno.
Puoi rendere prenotabile quell’evento solo in un determinato intervallo di date, oppure scegliere un intervallo mobile (ad esempio le successive 2 settimane). Questo se non vuoi, ad esempio, che qualcuno blocchi la tua agenda prenotando un appuntamento con te tra 12 mesi.
Calendly permette anche di impostare un intervallo di preavviso minimo per prenotare un appuntamento. In questo modo eviti che qualcuno possa fissare un appuntamento con te tra 5 minuti, ma decidere che, come minimo, il primo appuntamento prenotabile sia tra 24 ore.
Inoltre Calendly ti offre molte possibilità per definire le tue disponibilità, ossia gli intervalli di tempo nei quali le persone possono prenotare un evento.
È possibile definire disponibilità diverse e personalizzate per ogni evento. Oppure creare dei calendari di disponibilità da utilizzare per i vari eventi. Questo per evitare di dover gestire manualmente le disponibilità per ogni singolo evento.
Puoi decidere di impostare le disponibilità in base al giorno della settimana ma anche definire disponibilità personalizzate per una specifica data.
Un’accortezza che devi osservare utilizzando Calendly è quella di gestire manualmente le eventuali festività. Questo strumento infatti, essendo adatto alla prenotazione di diversi tipi di evento, non considera automaticamente festività come il Natale o Capodanno come non prenotabili.
Se, ad esempio, tu hai impostato un evento come disponibile tutti i giovedì dalle 14 alle 17, e quell’anno il Natale cade di giovedì, devi ricordarti di escludere il 25 dicembre dalle disponibilità.
Integrare Calendly con più calendari
È possibile collegare un account Calendly a diversi tipi di account di Calendari (Google Calendar, iCloud, quelli di Outlook, Office365 o Microsoft Exchange) per la verifica dei conflitti, ossia per controllare che non ci siano altri appuntamenti in quel momento.
Ma è possibile impostare un solo calendario nel quale inserire e registrare la prenotazione e questo ha anche senso. Anche perché, ritrovarsi lo stesso appuntamento su più calendari, rischiererebbe di far scattare un carnevale di Rio di notifiche ogni volta che arriva il momento dell’evento.
Caratteristiche di Calendly
Oltre alle funzionalità che ti ho elencato, Calendly dispone di altre caratteristiche molto utili per rendere più flessibile la gestione degli appuntamenti e più personalizzata l’esperienza degli utenti.
Quando si crea un evento, Calendly mette a disposizione una pagina di prenotazione per quell’evento. Tale evento può essere visibile anche nella pagina principale del tuo account, attraverso la quale le persone possono consultare tutti gli eventi che sono prenotabili con te.
Ma puoi anche rendere l’evento segreto. In questo modo, solo chi ha il link della pagina dell’evento può prenotarlo. Personalmente uso molto di più questa opzione, dato che preferisco scegliere io quale evento far prenotare alle persone.
Sempre sulla pagina dell’evento puoi anche definire quali campi deve compilare la persona che desidera prenotare un appuntamento con te. Si parte dal nome e dall’email, ma è possibile aggiungere anche il numero di cellulare (Calendly può inviare anche SMS di promemoria) oppure altri campi personalizzati. I vari campi possono essere anche pre-popolati se desideri passare dei parametri tramite URL.
I campi che puoi aggiungere sono di vario tipo:
- singola riga di testo;
- blocco di testo;
- checkbox;
- pulsanti radio;
- numero di telefono.
Inoltre, puoi offrire alle persone la possibilità di invitare ospiti aggiuntivi all’evento, inserendo i loro dati. Come vedi sono molte le possibilità offerte da questo strumento.
Con Calendly puoi inoltre impostare e personalizzare email di conferma, di promemoria e di follow-up agli eventi. Questo per limitare al massimo la possibilità che le persone si dimentichino di un appuntamento. Come ti ho accennato, nei piani a pagamento è anche possibile inviare promemoria via SMS, ovviamente se hai predisposto il campo numero di telefono nel modulo di prenotazione. Serve inoltre almeno il piano Professional di Calendly per personalizzare i testi dei promemoria.
Calendly offre anche una funzionalità chiamata Workflows, che permette di impostare regole ancora più avanzate per inviare promemoria e altri messaggi associati agli eventi.
Un altro aspetto che è possibile personalizzare è la pagina di conferma al termine della prenotazione. Puoi infatti scegliere tra quella di default di Calendly, che visualizza un riassunto della prenotazione e la possibilità di aggiungere l’evento al proprio calendario. Oppure scegliere di reindirizzare gli utenti su un URL di tua scelta.
Creare singoli appuntamenti con orari personalizzati
La funzionalità One-Off Meeting di Calendly ti permette di creare un evento singolo e prenotabile solo una volta, con intervalli di date e luogo personalizzato, da condividere con un invitato.
Se ad esempio vuoi offrire al Cliente X una serie di date e orari personalizzati, che sono diversi rispetto a tutti gli altri tuoi eventi creati su Calendly, puoi farlo creando un One-Off Meeting.
Fare un sondaggio per trovare data e orario che vanno bene a tutti
Quante volte, per le riunioni e gli incontri tra più persone è difficile trovare un momento ideale per tutti.
Con la funzione Meeting Poll, Calendly basta selezionare una serie di proposte di date e orari e inviare il link agli invitati, in modo che tutti possano selezionare quelle che preferiscono. Hai inoltre la possibilità di bloccare quegli slot di tempo, così che non siano prenotabili per altri eventi.
Una volta fatto, ti basterà scegliere tra quelle che hanno ricevuto più voti e gli invitati riceveranno la conferma. Si tratta di una funzionalità molto comoda che è stata aggiunta di recente.
Offrire appuntamenti a pagamento con Calendly
Calendly, nei piani a pagamento, consente anche di mettere in vendita la possibilità di prenotare un evento. Se ad esempio offrire visite, consulenza o altro tipo di sessioni a pagamento, puoi utilizzare la possibilità di integrare Calendly con Stripe o PayPal per creare eventi prenotabili solo a fronte di un pagamento.
Personalmente non utilizzo le funzionalità integrate di Calendly per ricevere i pagamenti ma ho scelto altre strade che mi permettono di sfruttare ThriveCart o WooCommerce, i sistemi di pagamento che già utilizzo. Magari però di questo ne parlerò in un prossimo articolo, per non mettere qui troppa carne al fuoco ;)
Tracciamento con Google Analytics e Facebook Pixel
Se utilizzi la prenotazioni di appuntamenti in una logica di funnel o di lead generation, può essere molto utile poter tracciare la prenotazioni di appuntamenti come conversioni. Con i piani a pagamento di Calendly è possibile sfruttare Google Analytics e/o il il codice del Pixel di Facebook per tracciare queste attività e monitorare le conversioni.
Come condividere un invito a prenotare un evento
Una volta creato un evento, per ricevere le prenotazioni hai a disposizione diverse opzioni.
La prima, più semplice, è quella di condividere via email, WhatsApp, sul sito o altro mezzo, il link alla pagina di prenotazione dell’evento.
Un’altra è quella di incorporare il modulo di prenotazione in una pagina del tuo sito. Calendly infatti permette di ottenere un codice di embed che ti permette di inserire il per evitare che le persone abbandonino il tuo sito. Una modalità di embed consente anche di aprire la maschera di prenotazione sotto forma di popup.
Il codice di embed dispone di diverse opzioni di personalizzazione e può essere facilmente inserito sulle varie tipologie di sito, sia che utilizzi WordPress, sia piattaforme come Shopify, Wix…
Calendly offre anche la possibilità di inserire direttamente all’interno di una mail, delle proposte di date e orari per un appuntamento. In questo modo l’invitato ha la possibilità di vedere gli orari disponibili nella mail che riceve.
Come funziona Calendly per gli invitati e cosa vedono quando prenotano
Utilizzo Calendly dal 2018 e non ho mai conosciuto una persona che non sia riuscita a prenotare un appuntamento. Un grandissimo vantaggio di questo strumento risiede nella sua facilità d’uso.
Gli invitati si trovano di fronte una semplice schermata di prenotazione (disponibile anche in lingua italiana) attraverso la quale inseriscono i loro dati, scelgono il giorno e poi l’orario, tra quelli disponibili. Basta, zero complicazioni e zero stress.
Inoltre, se tu lo hai impostato per quell’evento, gli invitati possono avere a disposizione un link per poter cancellare o riprogrammare l’evento. In questo modo sono autonomi anche in caso di variazioni o imprevisti che gli rendono impossibile presentarsi all’appuntamento.
Calendly in italiano?
L’interfaccia di amministrazione di Calendly, quella che vedono i proprietari dell’account non è disponibile in italiano, ma è possibile scegliere solo tra Inglese, Francesce, Spagnolo, Tedesco e Portoghese. Per farlo è sufficiente andare negli Account Settings di Calendly.
È possibile però mostrare in italiano la schermata di prenotazione che vedranno le persone che vogliono prenotare un appuntamento con te. Per farlo, devi andare nelle impostazioni (Settings) del singolo evento che vuoi modificare.
Integrazioni con altri servizi
Un servizio è tanto più utile quanto è possibile integrarlo con altri. Da questo punto di vista Calendly offre molte possibilità.
A livello di sincronizzazione con altri calendari sono supportati: Google Calendar, iCloud, Outlook, Office365 e Microsoft Exchange
Come software di videoconferenza sono supportati: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting, Webex.
Personalmente ho sempre usato Calendly con Zoom, e supportato vuol dire che automaticamente Calendly genera l’URL univoco per accedere alla call su Zoom e lo invia alla persona che ha prenotato. Questo significa, che il giorno dell’evento tu ti trovi già il meeting programmato su Zoom e non devi preoccuparti di inviare il link al destinatario.
Altre integrazioni supportate e che utilizzo sono quelle con ActiveCampaign, Slack e Zapier.
Mentre altre disponibili, che però non ho mai provato sono quelle con Salesforce, Hubspot, MailChimp, Greenhouse Recruiting e Intercom.
Calendly dispone inoltre di API che permettono di interagire con servizio tramite altre applicazioni.
Automazioni con Calendly e Zapier
Collegando Calendly con Zapier è possibile innescare tutto l’arsenale di automazioni disponibili con quest’ultimo.
I trigger, ossia gli attivatori disponibili sono quando viene prenotato un appuntamento e quando viene cancellato un appuntamento.
Integrare Calendly con ActiveCampaign
Grazie alla possibilità di collegare questi due servizi, puoi realizzare delle automazioni su ActiveCampaign in base a quello che avviene su Calendly.
I contatti di ActiveCampaign che effettuano prenotazioni vengono immediatamente taggati, così da poterli riconoscere ed eventualmente segmentare. Inoltre puoi mappare diversi campi relativi all’evento all’interno dei campi personalizzati che puoi creare su ActiveCampaign.
Un esempio di queste integrazioni può essere una sequenza per invitare contatti, clienti o potenziali clienti a prenotare una call o una demo. Una volta che un contatto ha effettuato la prenotazione, esce automaticamente da questa automazione ed eviti così di inviargli ulteriori inviti.
I link monouso sono una delle funzioni impagabili di Calendly
Calendly offre la possibilità di generare link monouso per la prenotazione di appuntamenti. Cosa sono e a cosa servono questi link?
Ora, immagina che le persone abbiano a disposizione un link per prenotare un appuntamento gratuito con te.
Nel caso fossero tutte persone di buon senso, effettuerebbero una sola prenotazione.
Nel caso contrario, ci potrebbe essere qualche fenomeno che, visto che l’appuntamento è gratuito inizierebbe a fissare più appuntamenti in varie date, in modo da poter scegliere poi con comodo a quale appuntamento presentarsi. Sono certo di questa tipo di comportamento perché l’ho visto verificarsi più volte ;)
Il link monouso di Calendly previene proprio questo tipo di abuso, dato che permette di prenotare solo una singola volta, poi scade.
Funzionalità per i team di lavoro
Calendly offre vantaggi e funzionalità per gestire prenotazioni per gruppi di lavoro all’interno di un’azienda. Per il reparto vendite, il marketing, le risorse umane, per il supporto e le attività di onboarding, Calendly è uno strumento impiegato da moltissime aziende.
È possibile definire ruoli amministrativi all’interno dei team, per la creazione di eventi e la definizione delle regole per le prenotazione degli appuntamenti.
Alternative a Calendly
Il settore degli strumenti per pianificare gli appuntamenti è molto affollato e non mancano le alternative. Ho già dedicato un articolo alle varie soluzioni per gestire gli appuntamenti, che ti invito a leggere.
Come alternativa, ti segnalo Cal.com, che offre un piano utilizzabile gratuitamente molto più ricco di funzionalità rispetto al piano gratuito di Calendly. Inoltre, Cal.com ti permette di impostare l’interfaccia di amministrazione in lingua italiana. Al momento sto provando e valutando questo servizio come possibile sostituto di Calendly.
Aggiungo anche un’altra osservazione. Ogni servizio, di solito, è pensato e rivolto a una o più specifiche tipologie di utenza. Per questa ragione è molto difficile individuarne uno che sia adatto a tutti. Calendly, ad esempio, non è un servizio adatto per la prenotazione di hotel, saloni di bellezza o altre attività del genere.
Se hai un sito WordPress, vuoi gestire appuntamenti a pagamento e hai necessità di gestire numerosi dipendenti/collaboratori, ti suggerisco di dare un’occhiata a LatePoint, al quale ho dedicato un’approfondita recensione e un video.
Benefici di Calendly
Utilizzo Calendly da parecchio tempo, per la precisione è dal 2018 che ho sottoscritto un piano a pagamento e ogni anno l’ho sempre rinnovato con piacere, perché si è dimostrato uno strumento utilissimo per la pianificazione degli appuntamenti. Mi evita di sprecare una marea di tempo in attività superflue e permette di offrire un servizio migliore e più professionale ai clienti o ai potenziali clienti.
Segnalo anche che l’interfaccia amministrativa di gestione di Calendly è in lingua inglese, ma le pagine di prenotazione che vedono i tuoi utenti sono in italiano.
Inoltre, Calendly mette a disposizione un’app per iOS e Android che ti permette di gestire facilmente gli appuntamenti, creare link monouso e ricevere notifiche ogni volta che ricevi una prenotazione.
Esiste anche un’estensione per il browser Google Chrome per semplificare ancor di più l’utilizzo di questo strumento.
Se hai spesso necessità di organizzare appuntamenti o sei alla ricerca di uno strumento per permettere alle persone di prenotare degli appuntamenti con te o la tua azienda, Calendly è un servizio da provare.
È possibile inserire le prenotazioni solo “da confermare” da l’amministratore dell’account?
Grazie
Buongiorno Roberto, Calendly conferma automaticamente gli appuntamenti. Al limite li puoi cancellare dopo, ma non è prevista l’approvazione degli appuntamenti. Una soluzione può essere quella di filtrare a monte i contatti e poi inviare il link di prenotazione solo a quelli approvati.
Ottimo, grazie!
Buongiorno Roberto,
conduco lezioni di gruppo di preparazione al parto. Avrei bisogno di uno strumento che permetta alle persone di iscriversi autonomamente ai miei corsi ( che si tengono in più luoghi e vengono riproposti in varie date). Pensa che calendly possa essere uno strumento adeguato?
Io sto cercando un software che mi dia la possibilità di vedere e stampare ( o esportare in un foglio di calcolo) la lista delle iscritte per evento, di impostare un numero minimo e massimo di persone per evento, di spostare le persone da un evento all’ altro ( nel caso ad esempio un evento non raggiunga il numero minimo per essere attivato e sia necessario reindirizzare la persona in un altro gruppo).
Grazie, buona giornata
Serena
Buongiorno, non credo che Calendly sia lo strumento adatto. Anche perché Calendly non è pensato per la prenotazione di eventi che si tengono in una data specifica e non ti permetterebbe nemmeno di spostare gli invitati da un evento a un altro.
Buongiorno Tiziano,
ho sottoscritto un abbonamento con pagamento mensile.
E’ possibile disdirlo o devo portarlo al termine dell’annualità?
Grazie
Daniela G.
Buongiorno Daniela, per la maggior parte dei servizi online, di solito, l’unico vantaggio del pagamento mensile è proprio quello di poterlo disattivare quando si vuole, senza dover aspettare la scadenza dei 12 mesi. Però per qualsiasi info relativa alla fatturazione ti suggerisco di contattare direttamente il supporto di Calendly.
Ciao e complimenti,
un post interessantissimo. Sono alla ricerca di una soluzione di prenotazione e gestione appuntamenti per una piattaforma di servizi di psicologia. Avrei bisogno di un software cloud che consente al paziente di fissare la seduta direttamente sul sito senza chiamare in sede e contemporaneamente che sia condiviso con tutti i collaboratori psicologi (circa 70) in modo che ciascuno possa impostare il calendario delle sue disonibilità e avere la gestione della propria agenda condivisa con tutta l’azienda. E’ possibile fare questo attraverso Calendly?
Grazie mille
Non saprei esattamente, bisognerebbe analizzare in dettaglio le esigenze e dovreste effettuare delle prove.
Con Calendly sarebbe comunque necessario attivare 70 account, ogni account è sincronizzabile con i calendari personali di ogni utente. Ogni account può impostare le proprie disponibilità. Poi dipende cosa si intende con agenda condivisa con tutta l’azienda. Se si tratta di avere una panoramica degli eventi prenotati consultabili da un utente amministratore, oppure se ogni utente deve poter vedere il calendario degli altri 69.
Grazie per la risposta, purtroppo non mi era arrivata la mail di avviso.
Comunque si, quello che mi interessa è che un utente amministratore veda le singole agende dei collaboratori ma ogni collaboratore non deve poter vedere le agende di tutti gli altri.
Calendly gestisce le prenotazioni degli appuntamenti e trasmette tali appuntamenti al calendario utilizzato dall’utente. Ma questi calendari (le agende) sono gestite con strumenti esterni come Google Calendar, Office Calendar, iCloud Calendar… e di conseguenza i permessi su chi può vedere i calendari degli altri non è gestito da Calendly.
Ciao Tiziano,
complimenti per tutti tricks and tips che ci dai con i tuoi post.
dammi un consiglio, grazie.
Ho integrato il calendario di Calendly in una landing, tutto ok la visualizzazione da pc;
ma da mobile il risultato di usability è pessimo, ovvero non si adatta alla visualizzazione responsive, e mantiene le misure orizzontali di 1100 px come da pc..
C’è una soluzione?
Ciao, forse avrai notato che nelle impostazioni di embed di Calendly è anche disponibile l’opzione “Hide Event Type Details” che consente di nascondere le informazioni sull’evento e ridurre lo spazio occupato. Inoltre, se preferisci una soluzione più semplice di consiglio di dare un’occhiata a questo servizio: https://iframely.com/domains/calendly
Ciao!
Posso vedere gli appuntamenti presi in precedenza? O con Calendly è possibile avere accesso solo ad aventi futuri?
Ad esempio avrei bisogno di vedere se questa estate mi ero segnata ad un evento.
Grazie,
Giulia
Ciao Giulia, Calendly conserva anche lo storico degli appuntamenti, ma non è un calendario personale. Quindi conserva lo storico degli appuntamenti che altre persone hanno prenotato con il tuo Calendly per fissare un appuntamento con te. Se tu ti sei registrata a qualche evento, non credo proprio che l’abbia fatto passando dal tuo account Calendly.
Ciao, è possibile collegare più account google a calendly?
No, come riportato anche sul sito Calendly è possibile collegare più account di diverse piattaforme (Google, Microsoft, Apple…) ma al massimo 1 per ogni piattaforma.
salve io sto usando calendly già da un po di tempo ho fatto un contratto pero sto avendo qualche problema con gli sms di promemoria per i clienti come faccio a risolvere ? volevo anche sapere se era possibile avere una versione in italiano ? grazie aspetto vostre notizie
Buongiorno, questo è un articolo nel quale ho parlato di Calendly, ma non è il sito di Calendly ;) Dovrebbe contattare il loro servizio di assistenza.
Ciao Tiziano, è possibile con calendly strutturare dei pagamenti ricorrenti? Tipo una sezione di 3 Coaching con pagamento mensile
Grazie
Non esattamente, con Calendly ogni appuntamento è indipendente. Quindi, se imposti un evento a pagamento, il visitatore deve prenotare e pagare i 3 appuntamenti uno alla volta. Un’alternativa è quella di usare un tuo sistema per gestire i pagamenti e poi fornirgli i link di prenotazione generati da Calendly per permettergli di prenotare gli appuntamenti.
Buonasera Tiziano, e grazie per la dritta.
Mi sembra di capire che nella versione free è possibile impostare solo un mese per volta. È giusto? Per adesso vorrei procedere senza acquistar un piano e vedere come va.
Grazie
Ciao, in che senso solo un mese per volta? Una limitazione della versione gratuita è quella che permette di gestire un solo tipo di appuntamento. Non mi pare ci siano limitazioni sul poter prenotare appuntamenti solo nel mese in corso.
Ciao, io vorrei riuscire a condividere il mio Calendly con la mia setter, l’ho inserita come Editor ma ha un suo account connesso al mio, vorrei che invece potesse vedere e interagire con il mio, è possibile? Come?
Grazieeeeeee
Nicole
Immagino non si tratti né di un’inglese né di un’irlandese 😉. A parte gli scherzi, credo che l’unico modo sia quello di fornirle gli accessi al tuo account. Altrimenti è necessario creare un team e degli eventi condivisi, ma questo va sicuramente ad aumentare la complessità della gestione.
Ciao si può collegare calendly a shopify ?
Ciao, dipende da cosa intendi con collegare. Comunque anche nel sito di Calendly trovi una guida su come inserire il form di prenotazione di un appuntamento all’interno delle pagine di un sito creato con Shopify.
Ciao Tiziano,
sono un medico specialista.
Vorrei iniziare ad utilizzare calendly. ho una domanda, lavorando in diversi studi medici vorrei che le segretarie se ne servissero per le prenotazioni che gli arrivano a loro telefonicamente e quindi che loro abbiano un interfaccia di calendly. pensi basti l’interfaccia come se loro stesse siano delle pazienti o dovrei gestire in maniera differente?
non so se sono stato chiaro nella domanda,
ti ringrazio in anticipo.
Francesco
Ciao Francesco, dalla tua domanda non capisco se gli studi devono avere un calendario comune oppure no.
Calendly è pensato soprattutto per facilitare la prenotazione da parte dell’utente finale, però potrebbe anche essere utilizzato nel modo da te descritto. Inserendo l’indirizzo email e il numero di telefono dei pazienti, loro riceveranno la notifica e i promemoria delle prenotazioni.
Considera però che Calendly serve per raccogliere le prenotazioni, che poi vengono inviate a un calendario (Google, Microsoft o iCloud).
Se non vi serve l’invio delle notifiche ai pazienti, ma solo gestire il calendario, magari potrebbe essere sufficiente anche un Google Calendar condiviso tra gli studi.
Ciao e grazie per questa pagina.
Riguardo i link monouso, è possibile generarne un certo numero per inviti massivi?
Ho l’esigenza di far prenotare degli appuntamenti ad alcune centinaia di persone su invito (non prenotazione pubblica quindi) ma devo evitare che gli inivitati a prenotare diffondano il link.
Da questo punto di vista mi sembrano utilissimi i link monouso:
possono essere usato in questo modo?
Inoltre possono essere usati in modo pre-popolato con i dati del prenotante (in modo da non far digitare tutti i dati che sono già in mio possesso)?
Buongiorno Corrado, è possibile utilizzare le API di Calendly per generare link monouso in modo automatico. Volendo è anche possibile ricorrere a servizi come Make.com per automatizzare la procedura.
È anche possibile pre-popolare i campi del modulo di prenotazione di Calendly inserendo i dati negli appositi parametri nell’URL utilizzato per il link di prenotazione, come spiegato nella guida di Calendly.
Grazie davvero.
Si fatto è SI a tutto…
Ottima la possibilità di usare i connettori con Make (spero anche Zapier)….
Credo che adotterò la soluzione.
Grazie ancora
Con Make è più semplice perché rende disponibile l’azione per creare link di prenotazione con Calendly, mentre Zapier gestisce solo i trigger provenienti dalle API di Calendly. Con Zapier, per creare i link di prenotazione, devi usare una richiesta POST e scrivere a mano il codice per dialogare con le API di Calendly.
Ciao.
Ho acquistato Calendly dato che risolve il mio problema.
Ho una necessità che però non riesco a risolvere e che non capisco dall’help in inglese:
Ho degli appuntamenti da 15 minuti ciascuno, ed ho 4 operatori disponibili nello stesso slot di tempo.
Come posso impostare (spero sia possibile) 4 appuntamenti contemporanei allo stesso orario?
Ovviamente con lo stesso servizio (non vorrei creare 4 link differenti)
Grazie ancora
Ciao Corrado, per gestire 4 operatori è necessario utilizzare 4 account di Calendly, ognuno dei quali deve essere associato a un calendario. Altrimenti, con un solo account, non è possibile occupare lo stesso slot di tempo con più appuntamenti.
Calendly poi ti permette di creare un appuntamento unico, quindi un solo link, condiviso tra più account.
Salve, complimenti per l’articolo. Dovrei usare Calendly per gestire le prenotazioni di lezioni on line. Al momento ho il problema che alcuni studenti cancellano frequentemente le lezioni all’ultimo momento e le riprenotano per la settimana successiva. C’è un modo per permettere di prenotare, pagare e poi poter cancellare solo una volta nell’arco di 30 giorni? Oppure non si può stabilire il limite di 30 giorni per una singola prenotazione? Permette anche di stabilire una penale al momento di riprenotare la lezione? Grazie mille!
Purtroppo non è possibile limitare il numero di volte che l’utente può riprogrammare un appuntamento. AL limite è possibile inserire il testo di una propria politica relativa alle cancellazioni, per informare che è consentito farlo solo una volta.
Salve,
grazie mille per l’articolo.
Gentilmente mi può spiegare come mai non ritiene Calendly una app adatta per prendere appuntamenti per un salone di bellezza?
Mi può raccomandare una app più consona a questo obiettivo?
Grazie mille, Giada
Buongiorno Giada, quasi tutti i servizi sono stati sviluppati pensando ad alcuni casi d’uso specifico. I saloni di bellezza non sono sicuramente il tipo di attività per il quale è stato sviluppato il servizio di Calendly.
Con Calendly, ad esempio, se il salone di bellezza avesse 10 dipendenti, sarebbe necessario acquistare 10 account di Calendly per poter prenotare appuntamenti per tutti i 10 dipendenti. Con un solo account di Calendly infatti non è possibile prenotare due appuntamenti nel medesimo slot di tempo.
Salon Booking System, Trafft, WP Amelia o LatePoint sono invece alcuni esempi di soluzioni pensate anche per i centri estetici o attività con necessità simili.
Ok, grazie molte. E se invece si trattasse di una singola professionista che lavora in più sedi e che offre diversi trattamenti con costi differenti (per cui prendere un appuntamento), Calendly potrebbe essere adatto?
Grazie ancora
Secondo me non molto, però non conosco esattamente la sua situazione. Credo che la cosa migliora sia provarlo. È possibile provare Calendly gratuitamente per 14 giorni, così riesce a farsi un’idea più precisa.
Salve,
ho una applicazione scolastica. Dove ogni utente ‘studente’ deve poter visualizzare un calendario di appuntamenti con l’utente di tipo ‘professore’.
Ogni professore al contempo può visualizzare gli appuntamenti e invitare lo ‘studente’. Lo ‘studente’ potrà accettare o rifiutare l’appuntamento.
Secondo le Calendly è il tool giusto?
No, Calendly non è pensato per questo tipo di esigenze.
Ciao
Alla data dell’appuntamento calendly invia già link con password della riunione zoom a chi ha prenotato o devo fare io l’invito da zoom?
Attivando l’integrazione con Zoom e scegliendo Zoom come “luogo” dell’appuntamento, Calendly crea già l’evento nel tuo account Zoom e invia la notifica via email contenente il link per partecipare alla sessione su Zoom.
Buongiorno,
Grazie per l’articolo. Come posso visualizzare gli iscritti ai miei appuntamenti? Ricevo le mail a ogni prenotazione, ma vorrei visualizzarli giorno per giorno.
Grazie,
Carlotta
Può vedere l’elenco degli appuntamenti nella sezione “Meetings” di Calendly. Inoltre, se ha collegato il suo calendario a Calendly può vedere gli appuntamenti anche là (Google Calendar, calendario di iCloud oppure calendario di Outlook).