È ormai sempre più difficile trovare prodotti e servizi digitali che è possibile acquistare con un pagamento una tantum. Quasi tutto è ormai proposto con un “comodo” abbonamento mensile o annuale.
In alcuni casi la scelta di vendere utilizzando questa modalità ha perfettamente senso. In altri casi però, sembra più un modo per continuare a mungere denaro dai clienti.
Inoltre, soprattutto per chi è stato abituato per gran parte della propria vita ad associare il pagamento con il possesso di un bene, può essere frustrante essere costretti al periodico prelievo di denaro per poter continuare a usufruire dello medesimo bene.
Qui però non voglio fare una critica a questa direzione che è stata presa, ma soffermarmi sul fatto che, utilizzando numerosi software e servizi online, è facile perdere di vista il quadro complessivo di queste spese e delle scadenze di rinnovo dei vari canoni.
In questo articolo voglio condividere con te la soluzione che ho realizzato utilizzando Airtable. Si tratta di un servizio che permette di creare senza fatica dei database che, in pratica, sono delle vere e proprie web app personalizzate.
Airtable offre un piano gratuito ed è utilizzabile attraverso qualsiasi web browser. Sono disponibili anche app per Mac, Windows, iOS e Android. Trovi ulteriori informazioni in questo mio articolo dedicato ad Airtable.
Nel video che trovi qui, ti mostro come ho risolto la gestione dei miei abbonamenti con Airtable. Con le informazioni contenute nel video puoi facilmente costruire anche tu una soluzione simile e più adatta alle tue esigenze.
Oltre a registrare i vari abbonamenti, questa soluzione basata di Airtable permette di:
- aggiornare in automatico la data del prossimo rinnovo di ogni abbonamento;
- gestire i differenti canoni in euro e dollari;
- gestire la frequenza mensile o annuale dei canoni;
- classificare i vari abbonamenti per tipologia;
- mostrare la percentuale di ogni canone sul totale complessivo degli abbonamenti;
- mostrare il costo complessivo di ogni tipologia.
Aggiornare in automatico la data di rinnovo
Una soluzione di questo tipo è utile se permette di automatizzare gran parte delle operazioni. Non sarebbe di grande aiuto se tu dovessi aggiornare manualmente tutte le date di scadenza.
Grazie alle automazioni di Airtable è possibile fare in modo che quando viene raggiunta una data di scadenza, in automatico viene aggiornata con quella del prossimo rinnovo.
Come prima cosa bisogna intercettare i record che sono scaduti, ossia quelli in cui la data di rinnovo risale a ieri.
Poi, si tratta di andare a sostituire il valore del campo “Data di rinnovo” con quello del campo “Rinnovo successivo”:
Essere sempre avvisati prima di ogni rinnovo
Hai presente quei servizi in abbonamento che se ne stanno zitti zitti. Mandano raramente email o notifiche, soprattutto quando si avvicina la scadenza dell’abbonamento ma poi, non mancano di inviarti una mail di ringraziamento dopo che hanno prelevato il canone per un altro anno.
Se si tratta di un servizio che avevi intenzione di disattivare, ma che ovviamente ti sei scordato di fare, scattano le imprecazioni 🤬
Per evitare queste situazioni, è utile predisporre un sistema che ci avvisa sempre, prima di ogni scadenza. Soprattutto quando si tratta delle scadenze annuali, che sono ovviamente più facili da dimenticare.
Nel database che ti ho mostrato nel video, ho impostato un’automazione su Airtable per avvisare solo prima delle scadenza annuali, con una mail inviata 7 giorni prima della data di rinnovo.
Inoltre, avendo la possibilità di classificare gli abbonamenti in differenti status (Mantenere, Valutare, Disattivare) ho impostato un avviso con un maggiore anticipo per tutti quei servizi che non sono sicuro di voler rinnovare. In questo modo ho a disposizione tutto il tempo necessario per poter effettuare eventuali migrazioni di dati, che con alcuni servizi potrebbero rendersi indispensabili.
Utilizzare Airtable per questo scopo è anche un buon modo per scoprire come funziona questo servizio, che ti consiglio di provare. È molto flessibile e permette di creare facilmente delle web app per le esigenze più diverse. Tra l’altro è anche facile collegarlo a WordPress. Ma questo lo vedremo in un altro articolo 😉